Концепция Family Day
Сегодня в России активно набирает популярность Family Day – одна из разновидностей корпоративных мероприятий, организуемая для сотрудников компании и членов их семьи.
Family Day предоставляет сотрудникам возможность пообщаться с коллегами в неформальной остановке, развивает и укрепляет дружеские отношения внутри коллектива и позволяет каждому сотруднику почувствовать свою значимость для компании и руководства в целом.
Его организация требует соблюдение многих деталей и потому считается одним из довольно труднореализуемых мероприятий. На этапе планирования мероприятия стоит точно определить количество и возраст гостей, уточнить их интересы и вкусовые предпочтения основываясь на этой информации сформировать программу.
Family Day можно приурочить к государственному, профессиональному или корпоративному празднику (например, юбилею компании) или же сделать традиционно ежегодным событием. Он может проводиться как в виде семейного фестиваля, так и в формате спартакиады, соревнований, коллективной загородной поездки или масштабного пикника.
Площадка
После выбора концепции, необходимо определиться с местом проведения мероприятия. При этом важно обратить внимание на транспортную доступность и численность приглашенных гостей (при этом сопоставив её с масштабом самой площадки).Выбирая площадку очень важно определить локацию, где можно будет в равной степени задействовать в интерактивах как взрослых, так и детей. Специалисты не советуют проводить Family Day в ресторанах, кафе, клубах и барах, так как в противном случае вы рискуете сместить приоритеты в сторону банкетной части и оставить детей без должного внимания.
Оптимальным решением могут стать площадки на открытом воздухе (парки, шатры, поляны), дома отдыха, санатории или загородные базы. Если вы планируете организовать Family Day со спортивным уклоном, можно забронировать небольшой стадион, картинг- или керлинг-центр, ледовый дворец или аквапарк.
Наиболее популярным местом для проведения мероприятий формата Family Day по праву можно считать городские парки. Как правило, это пространство разделяют на шесть основных локаций: главная сцена, детская и развлекательная площадки, фудкорт, а также санитарная станция и техническая зона.
Главная сцена – центр мероприятия. Здесь происходят все главные события, включая официальную часть праздника, награждение победителей, выступление артистов и т.д
На детской площадке размещаются аттракционы, надувные батуты, проводятся конкурсы, мастер-классы и интерактивы для детей. Развлекательная зона для взрослых, в свою очередь, обычно представлена в виде игровых, спортивных или экстремальных локаций: мастер-классы, прокат велосипедов и гироскутеров, скалодром и пр.
Рядом размещается фудкорт и станции со сладкой ватой, попкорном и мороженым. В целом зона питания обычно включает в себя фуршетные линии, расположенные под тентами. Достаточно популярен также фастфуд, так как сэндвичи, бургеры, хотдоги и пр. быстро готовятся и отлично подходят для быстрого перекуса. Организовывая зону питания, уделите внимание удобству расположения тентов и столов, а также наймите достаточное количество персонала, для того чтобы избежать больших очередей (иначе вы рискуете испортить настроение гостям праздника и испортить впечатление о мероприятии).
Санитарная зона на мероприятии должна также быть грамотно оборудована. Необходимо рассчитать и предусмотреть достаточное количество туалетных кабинок, умывальников и запас средств гигиены. Кроме того, важно обеспечить постоянную работу клинингового персонала, который будет следить за чистотой на площадке.
Важно: не забудьте установить навигацию на площадках и разместить информационные указатели на территории мероприятия для удобства ваших гостей.
Безопасность и медицинское сопровождение
Одним из главных вопросов в процессе проведения любого мероприятия становится обеспечение безопасности гостей. Для этого разрабатывают и устанавливают систему ограждений, определяют место главного входа и приглашают сотрудников ЧОП для соблюдения порядка на мероприятии. Чаще всего для удобства гостям праздника на входе предлагают надеть контрольный браслет на руку, который они получают взамен на пригласительный билет.
Медицинское сопровождение на проекте обеспечивают как минимум две машины скорой помощи, одна из которых должна быть оснащена оборудованием экстренной реанимации.
Персонал
Ответ на вопрос «кого задействовать на площадке» в первую очередь зависит от масштаба и формата мероприятия.
Ведущий и диджей – незаменимые участники праздника: они создают атмосферу на мероприятии. Для того чтобы сделать программу более насыщенной и яркой, на проект нередко приглашают артистов, вокальные и танцевальные коллективы, фокусников, дрессировщиков животных и т.д.
Кроме того, на мероприятиях подобного формата часто задействуют хелперов для монтажа конструкций и оборудования, аниматоров, аквагримеров, промоутеров для навигации гостей на площадках и работы за аппаратами по изготовлению попкорна или сладкой ваты и пр. Также не забудьте про обслуживающий персонал: клиннеры, парковщики, охранники и пр.
Если вы решили отказаться от услуг event-специалистов и планируете организовать мероприятие самостоятельно – подобрать все эти категории персонала можно на открытых HR-площадках, о которых мы писали в предыдущих статьях.
В отличие от стандартных корпоративов, формат мероприятия Family Day более сложен в организации, так как необходимо разработать программу, способную заинтересовать не только взрослых, но и детей. Family Day — мероприятие, направленное на формирование положительного отношения сотрудников к компании или бренду.
